Przeniesienie firmy do nowej lokalizacji to wieloetapowy proces wymagający starannego planowania i kilku kroków przygotowawczych. Jak w przypadku każdego dużego projektu, najlepiej podzielić obciążenie pracą i przydzielić określone zadania różnym pracownikom. Wczesne rozpoczęcie procesu oraz utrzymywanie otwartej i częstej komunikacji to klucze do udanej i mniej stresującej przeprowadzki.
Utwórz oś czasu
Utwórz oś czasu zawierającą wszystkie istotne etapy przeprowadzki. Aby upewnić się, że harmonogram jest wykonalny, omów plan ze wszystkimi członkami zespołu zaangażowanymi w przeprowadzkę. Realistycznie określ, ile czasu będziesz potrzebować. Małe biuro może potrzebować co najmniej trzech miesięcy na przygotowanie, podczas gdy średnie i duże biuro może potrzebować zaplanowania na sześć do ośmiu miesięcy lub dłużej. W każdym razie najważniejsze jest, aby zacząć jak najwcześniej.
Zaprojektuj nową przestrzeń
Następnym krokiem jest zebranie wszystkich dostępnych informacji o nowej przestrzeni. Postaraj się uzyskać plany lub układ piętra, aby zidentyfikować kluczowe elementy, takie jak gniazdka elektryczne i przestrzeń magazynowa, i rozpocząć projektowanie nowego układu biura. Dobrym pomysłem jest również przygotowanie ogólnego planu rozmieszczenia aktualnej przestrzeni, aby móc je porównać. Jeśli w obecnym biurze są obszary, które nie działają, zidentyfikuj je teraz, aby uniknąć tych samych problemów w nowej przestrzeni.
Ponadto zrób listę potencjalnych problemów z nową przestrzenią, takich jak mniejsza recepcja lub mniejsza pojemność magazynowa, lub być może większa otwarta przestrzeń, która wymaga więcej kabin lub tymczasowych ścian. Konieczne może być zatrudnienie stolarzy, malarzy, elektryków, instalatorów systemów lub innych specjalistów do budowy ścian, dodawania okablowania lub wprowadzania kosmetycznych zmian przed wprowadzeniem się. Przeprowadzka tanio i dobrze jest mozliwa.
Zbuduj swój zespół przeprowadzkowy
W przypadku średnich i dużych biur wyznacz kogoś (lub poproś o wolontariuszy) z każdego departamentu lub oddziału, który będzie koordynował dany obszar. Można to przypisać przełożonemu lub kierownikowi działu, który następnie może upewnić się, że każdy pracownik bierze odpowiedzialność za pakowanie swojego biurka, akt i rzeczy osobistych. W mniejszych biurach możesz być sam. Jeśli tak, zidentyfikuj kilka kluczowych osób, które mogą pomóc w koordynacji przeprowadzki.
Twój zespół może również pomóc w zidentyfikowaniu bieżących problemów ze starą przestrzenią i znalezieniu możliwych rozwiązań dla nowego biura. To świetny sposób na uwzględnienie innych punktów widzenia i osiągnięcie konsensusu w ruchu, zwłaszcza jeśli niektórzy pracownicy nie popierają zmiany.
Prowadź regularne spotkania
W swoim harmonogramie ustal regularne spotkania, aby omówić przeprowadzkę i jej postęp ze wszystkimi pracownikami. Ważne jest, aby wszyscy byli na bieżąco informowani i mieli czas na rozwiązywanie problemów i uwag pracowników. Przeprowadzka jest stresująca dla wszystkich zaangażowanych osób i może być bardziej stresująca, jeśli decyzje nie są odpowiednio komunikowane.
Określ swój budżet
Jeśli masz określoną kwotę budżetu przeznaczoną na przeprowadzkę, ważne jest, aby określić koszty przed zatrudnieniem osób przeprowadzających się lub nawet przed zapakowaniem pierwszego pudełka.
Przypisz zadania
Poproś zespół przeprowadzkowy, aby utworzył listę zadań, które należy wykonać na kilka tygodni przed przeprowadzką , i upewnij się, że krytyczne zadania zostały dodane do osi czasu / harmonogramu. Zapytaj każdego kierownika działu lub przełożonego, czego wymaga ich obszar, co może obejmować dostawców usług specjalistycznych, takich jak instalatorzy linii telefonicznej lub specjaliści sieci komputerowych. Upewnij się również, że obszary wspólne, takie jak recepcja, hol i magazyny, są zadaszone.
Zatrudnij Movers
Zatrudnianie osób do przeprowadzki jest jednym z najważniejszych zadań związanych z przenoszeniem firmy, a istnieją firmy specjalizujące się w przeprowadzkach. Jak w przypadku każdej przeprowadzki w gospodarstwie domowym, ważne jest, aby upewnić się, że firma jest niezawodna i że otrzymujesz najlepszą obsługę za cenę. Przeprowadź badania, zadaj właściwe pytania i poproś firmę o przybycie do biura, aby ocenić Twoją przeprowadzkę.
Zadanie to można przypisać jednej osobie lub grupie lub kilku różnym osobom, przy czym każda dzwoni do określonej firmy, a następnie porównuje notatki. W każdym razie zacznij wcześnie, aby upewnić się, że otrzymasz najlepszą cenę i dopasujesz ją do swoich potrzeb.
Zrób listę kontaktów
Lista kontaktów pomaga upewnić się, że wszyscy, z którymi prowadzisz interesy, w tym dostawcy i klienci, wiedzą, że się przeprowadzasz. Warto zlecić to zadanie jednej osobie, która będzie pilnować, aby kontakty nie wpadały przez szczeliny. Powiadomienie klientów i klientów wymaga konkretnej komunikacji o Twojej nowej lokalizacji oraz o tym, jak firma będzie działać podczas przeprowadzki. Takie informacje są niezbędne, aby Twoi klienci nie szukali Twoich usług gdzie indziej.